目次

RPAとは

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション/Robotic Process Automation」の略で、ルール化できるような単純作業を人の代わりに行ってくれる自動化ツールを指します。日本語に訳すと「ロボットによる業務の自動化」という意味で、RPAを仮想知的労働者（Digital Labor）と呼ぶこともあります。 RPAによって24時間365日休まず業務を処理できるようになり、業務の自動化のために導入する会社が増えています。

AIとは

AIとは、人のような知能を備えたシステムのことです。「アーティフィシャル・インテリジェンス/Artificial Intelligence」の略で、日本語にすると「人工知能」という意味です。AIは、与えられた条件で処理を行うなかで機械学習（Machine Learning）や深層学習（Deep Learning）を重ね、独自のルールを見つけ出します。

多様なシステムに組み込め、教えた以上に効率的な処理ができるなどの特長があります。

RPAとAIの違い

RPAとAIの主な違いは次のとおりです。

ミスを防ぎパフォーマンスアップにつながる

RPAは、人が指示した内容を24時間365日繰り返せるツールです。人のように作業スピードが変動したり、ミスをすることがありません。業務時間内に作業を限定する必要もないため、作業のパフォーマンスアップが期待できます。RPAが作業を補ってくれることで、人が有効活用できる時間も増えますので、モチベーションの向上にもつながります。

業務を効率化し労働環境を整備できる

RPAの導入は、人にかかる業務負荷の軽減だけでなく、業務の効率化や労働環境の整備も期待できます。RPAを導入する際には、業務量や業務内容を把握し、人が行う業務とRPAに移行する業務を整理する必要があります。このような業務の棚卸は、労働環境の見直しや業務フローの改善を考えるよいきっかけになるでしょう。

総合的なコストを削減できる

どのような作業においても、人を介することで人件費が発生します。単純な作業に時間を取られてしまい、本来の業務に専念できなければ、生産性の低下につながり、利益を落としてしまう可能性もあります。適材適所に人材を配置することで、生産性が向上すれば、総合的なコストを削減することができるため、利益アップも見込めます。RPA導入にコストがかかっても、長期的にみれば、人材の有効活用によるコスト削減につながることになります。

現場単位で導入でき簡単に利用できる

RPAはパソコン1台から導入することができます。ツールによっては汎用性が高く、難しいプログラミング知識がなくても現場に合わせてカスタマイズしやすいものもあります。導入ハードルが低いため、「業務を改善したい領域だけ」「複雑な作業が少ない業務だけ」といった小規模スタートや、本格導入前のお試し利用なども可能です。

営業部門

営業部門で発注情報の入力をRPAに移行した事例です。
【RPAを導入する前の状況】
Web上で提供される発注情報を、人手でエクセル化していた
【RPAの導入理由・狙い】
データ入力などのシンプルな作業に人手を割くことなく、情報をデータ化したい
【RPAを導入して得られた効果】
60時間かかっていた作業を1時間に削減することができた
RPAがデータ入力に注力することで、人はエクセル化されたデータの確認業務のみの対応となり、業務全体の効率化も図れるようになりました。

製造部門

製造部門で単純な事務作業をRPAに移行した事例です。

【RPAを導入する前の状況】
技術者が、実績管理や品質管理などのデータ入力といった事務作業に時間を取られていた
【RPAを導入する理由・狙い】
技術者にしかできない専門分野のために時間を確保したい
【RPAを導入して得られた効果】
事務作業が省略できたため、空いた時間をより専門的な業務に使用できるようになった
データ解析や製品改善に割り当てられる時間が増えたことにより、結果として商品のクオリティアップにもつながりました。

人事部門

人事部門で交通費の申請関連業務をRPAに移行した事例です。

【RPAを導入する前の状況】
社員から提出された交通費の申請書類を人手で確認していた
【RPAを導入する理由・狙い】
人手による交通費申請の確認業務を削減したい
【RPAを導入して得られた効果】
月40時間かかっていた確認作業がなくなった
RPAが正確に業務を遂行してくれることで、業務時間を削減できただけでなく、確認における人為的なミスも防げるようになりました。

管理部門

管理部門で受発注業務をRPAに移行した事例です。

【RPAを導入する前の状況】
人が発注データを選出し、PDF化して発注依頼書をメールしていた
【RPAを導入する理由・狙い】
月末に集中する手作業を自動化したい
【RPAを導入して得られた効果】
月50時間かかっていた作業時間を1時間に短縮することができた
RPAが発注情報をデータ化し、メールの作成・送信までを行うため、人の業務はメールの内容を確認するのみとなりました。月末に集中していた残業時間も削減されています。

業務の棚卸をし、採用とRPA導入のメリットを比較する

RPA導入の前に、業務の棚卸を行い、人にしかできない業務とRPAが対応できる業務とを選別しましょう。そのうえで、RPA導入と人材投入のどちらのメリットが大きいかを比較・検討します。場合によっては、RPA導入と人材投入の両方を選択することもあるでしょう。RPA導入コストと人件費を考慮したうえで判断することをおすすめします。

対象業務を選定し、導入規模を検討する

RPA導入にメリットがあると判断したら、業務の棚卸内容をもとにRPAに任せる業務を選定します。業務単位なのか部門単位なのか、会社全体に導入するのかなど、規模も検討しましょう。また、順次広げていくことを想定している場合は、どれくらいのスピードでどの規模まで拡大するのかなどの検討も必要です。

万が一に備えてメンテナンス体制を整えておく

RPAは、高いIT知識やプログラミング知識がなくても利用できますが、スムーズな運用を目指すのであれば、自社でのメンテナンス体制を整えておく必要があります。そうすることで、トラブル対応時に、現場における業務増加を防ぐことができます。自社で人員を配置することが難しい場合は、メンテナンスやトラブル対応を担ってくれる会社にRPA導入を任せると安心です。

RPAの導入を依頼する会社選びも重要

RPAの導入・運用サポートを行っている会社はたくさんありますが、会社によってサポート内容や導入コストが異なります。どの会社にRPAの導入を依頼するかもしっかり検討しましょう。RPAの導入は、業務効率化だけでなく人材の活用にもかかわります。人材活用を踏まえたアドバイスをくれる会社にRPAの導入を依頼するとよいでしょう。