RPAで自動化できる業務とは?

導入事例・手順についても解説

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近年、注目されているRPAの普及によって、業務の一部を自動化する企業が増えてきています。本記事では、RPAで自動化できる業務の具体例を紹介するとともに、作業を自動化する仕組みや、RPA導入事例・導入手順(導入前の準備)について解説していきます。RPA導入を検討している方はぜひ役立ててください。

RPAとは

RPAはロボティック・プロセス・オートメーションを略したものです。従来の産業用ロボットは、荷物運びや工場ラインでのパーツ組み立てなどの、いわゆるブルーカラー業務に従事してきました。
 
それに対して、RPAとは主に一定のルールをもち、標準化されたホワイトカラーの業務に従事するシステムやサービスを指します。これまで人間にしかできないとされてきた業務をロボットが行い、人間と共存することで企業の成長や売上への貢献が期待されています。

RPAによって何を自動化できるのか

RPAを取り入れることによって自動化できる業務を具体例と共に表に示しています。

RPAで自動化できること 自動化できる具体例
手順・ルールが決まっている単純作業 データ入力・コピーペースト作業
データの収集や分析 社内ITシステムの管理・データの読み込み
システムの監視・メンテナンス 社内ITシステムメンテナンス・システム不具合対応
カスタマーサポート 電話の自動対応・メールの自動返信

 

手順・ルールが決まっている単純作業

RPAで自動化できる業務の中で代表的なものは、手順・ルールが決まっている単純作業です。具体的には伝票などのデータ入力や請求書発行、コピー&ペースト作業が挙げられます。RPAを取り入れることでコスト削減や業務時間の短縮ができるだけでなく、入力ミスなどの人的ミスを防ぐことも期待できます。

データの収集や分析

RPAの導入によってデータ収集や分析作業が高速で行えます。これらの作業を人間が行うと長時間の作業となり、間違いや取りこぼしが出る可能性があります。RPAの導入で、業務が高速で行えるだけでなく、構造化されていないデータの読み込みや、知識ベースを活用することも期待できます。

システムの監視・メンテナンス

社内のITシステムの監視・メンテナンスにもRPAが活用できます。データの収集や分析を行う業務にてRPAを活かすことで、これらの作業を短時間で行えます。また、システム上に起こった障害や不具合調査にも迅速に対応できるようになります。

カスタマーサポートにおける顧客対応

RPAは自然言語解析や音声解析を行えるので、カスタマーサポートにも対応できます。顧客の質問に電話・メールなどで、自動的に応答できます。電話対応では、オペレーターの補佐的役割を担うことができます。回答するためにかかる時間の短縮はもちろん、回答精度の向上にも貢献します。メール対応は、定型文での自動返信ができ便利です。

RPAが作業を自動化する仕組み

人間が行う業務を代わりに担ってくれるRPAは、一体どのような仕組みで自動化を行っているのでしょうか?RPAソフトウェアが行う作業は、技術的な観点からみると主に次に示す4つの方法から成り立っています。

座標を認識させる

座標を認識させる仕組みは、パソコンのディスプレイ上で、場所を座標として指定する方法です。具体的には、画面の左上隅を2次元座標の(0,0)と考えて、「横にxxピクセル」「縦にyyピクセル」として指定します。将棋や碁の盤をイメージするとわかりやすいかもしれません。アプリケーション画面の場合は、レイアウトが少しでも変わると処理できなくなります。処理する対象を認識させる仕組みとしては最も不安定であるといえます。

画像を認識させる

画像を認識させる仕組みは、画面上にある色や配置などのレイアウトを覚えさせるものです。画面上に、過去に覚えさせた画像が現れた場合にのみ認識します。具体的には、「はい」「いいえ」「OK」のアイコンなどです。画面を移動した際、レイアウトが変わるとレイアウトの変化についての動作シナリオを作らなければなりません。

動作シナリオとは、RPAに業務を学習するための指示書のようなもので、プログラミング知識がなくても作成できます。作業の複雑化に伴ってシナリオも複雑化します。

ファイルで認識させる

ファイルに記載されているデータや数値で認識させる際は、Windows純性のアプリケーションであるExcelファイルやCSV形式のファイルのみが有効です。アプリケーション内のファイル名やシート名、さらにセル位置を読み取ってコピーなどの操作を行います。この方法は画面上のレイアウトによる影響はありません。

ユーザーインターフェースで認識させる

Internet ExplorerやVisual Basicで作成された「Windows」の純性アプリケーションは、ボタンやExcelシートやセル、フィールドなどあらゆるオブジェクトに独自のIDが振られています。このIDを認識して表示の変更やプログラム自体が動くよう命令を出す仕組みです。処理対象となるウィンドウが拡大や縮小、移動しても認識できます。

RPAで業務自動化した事例

RPAで業務自動化した事例を2つ紹介していきます。自動化された具体的な業務内容とその成果を見ていくと、あらゆる面で効果が現れていることがわかります。

業務のプロセスを整理する

RPAはコンピュータープログラムなので、具体的な作業工程を行わせるためには指示を出す必要があります。まずはRPA導入を考えている業務にどのようなプロセスがあるのかを抽出して整理しましょう。具体的には現時点で人の手に頼っている作業、課題を抱えている作業に注目していきます。細分化されがちな業務の流れが可視化され、RPA導入の検討がしやすくなります。

自動化する業務を選定する

具体的にどの業務を自動化するかを選定しましょう。自社の状況、社員のスキルを考慮したうえで、どういった業務をRPA化していくのか決めます。業務の一部をRPAによって自動化することで、影響を与える範囲がどの程度か、業務に支障をきたさないかなどについても前もって考えておきましょう。

ルールを標準化する

RPAが導入される部分のルールを標準化していきます。これまで人が行っていた業務をよく見ると、担当者によって判断基準・方法が異なっているケースがあります。これらを標準化することは、自動化した後の業務の整合性を保つためには必要な作業といえます。

トラブル発生時の対応・運用ルールの策定

RPAの導入以降は、トラブル発生時にすぐ対応・運用できるようルールを策定する必要があります。あらかじめ起こりうるトラブルやエラーを洗い出し、それらを想定した対応・運用ルールを策定するようにしましょう。RPAベンダーのサポート体制を事前に確認しておくことをおすすめします。

まとめ

RPAで自動化できる業務の導入事例や手順について解説してきました。これまで時間や労力を割いて行ってきた煩雑な業務が、RPA導入によって効率化できるようになります。人的ミスを減らし、より重要な業務に集中できるなど、企業自体の成長にもつながるRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 
マンパワーグループでは、RPA導入サービスを提供しております。対象業務の選定・お見積もりから、RPAシステムの構築、運用のサポートまで承っております。ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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