RPA導入する前にチェックしたいポイントとは？導入方法・主要RPAツール5個を紹介｜IT人材採用ソリューションを提供するエクスペリス(Experis)

業務の自動化を目指して、RPAの導入を検討しようと、この記事をご覧いただいている方も多いのではないでしょうか。実際どういったツールを用いれば自社に適した自動化が可能なのか、方法も含めて比較しなければ、導入までは至れません。ここでは、RPAの導入検討時のチェックポイントや実際の導入事例などについて、詳しくご紹介します。

RPAとは

RPAとはRobotic Process Automationの略称です。コンピューター上にあるアプリや業務システムの種類を認識して、人が考えて行動するのと同様の操作を機械が行うシステムを指します。このシステムを活用することで、一部の業務を機械によって自動化できます。現在では、幅広い分野で注目されており、実用化もされています。

RPAの導入によって実現できること

企業でRPAを導入することで、さまざまな業務が自動化できます。ここでは、その一部について、詳しくご紹介します。

ルール化できる定形業務の自動化

RPAの活用でもっとも効果を発揮するのは、判断を必要としない定型業務です。こういった業務は、定期的に同じ作業を繰り返す必要性があります。バックオフィス部門では、単調な作業の繰り返しが多く見られます。主に、データのダウンロードや、グラフ・表の作成、営業チームや経営者層への配信等です。マクロやシステムを使って、できるだけ効率よく作業していたとしても、どうしても人の手が必要となってしまいます。

RPAを用いて、これらの定型業務を覚えさせれば、人の手を経ずとも業務が完了します。

業務の効率化によるコスト削減

定型業務は、通常であれば頻繁に発生する仕事であり、手間がかかるものが多いです。RPAを導入することで、従業員一人あたりの作業効率を飛躍的に向上させることができます。その結果、定型業務を遂行させるため割いていた人員コストを、大きく削減することが可能です。

RPAの導入は、業務の効率化によって、作業時間が短縮されコストも大きく削減することが可能です。費用対効果はかなり大きいといえるでしょう。

人的リソース配置の見直しで生産性を向上

RPAを導入することで、人件費を大きく削減することができます。そして、そこで浮いた人件費を、単純なコストカットと考えるのではなく、さらなる生産性向上のために活用することができます。優秀な従業員を雇っていても、日々の定型業務に追われてしまっては、宝の持ち腐れです。

これまで、定型業務に従事していた時間を使って、職場内のさらなる業務効率の向上や、経営戦略のために人材を割配置することで生産性を向上させることができるようになるでしょう。

RPAを導入する前にチェックすべきポイント

RPAの導入検討をする際には、どのようなポイントを考えて選択する必要があるでしょうか？ここでは、チェックすべきポイントをご紹介します。

自社の業務の自動化は本当にできるか？

RPAは、何でもできるわけではありません。もし、自社の業務がRPAによる自動化に向いていない業務であった場合、最大限の導入効果を見込めないでしょう。場合によっては、まったく効率化されない恐れもあるのです。

RPAに向いている業務というのは、人の判断を必要としない定例業務です。例えばデータの置換や仕分け、定期メールの送付作業等が挙げられます。このような仕事が多いのであれば、自動化により業務効率化を実現させることができるでしょう。

導入後の運用体制は万全か？

導入を検討する場合には、導入後の運用体制についても吟味しておく必要があります。自動化による効率化ができるソフトウェアではあっても、RPAの導入コストだけではなく、RPAの管理を行う人員が必要です。

導入コストと管理・運用コストに対して、RPA導入による効率化で生じる利益が上回っているかを確認しましょう。導入コストや運用コストがカットされた諸経費よりも高ければ、導入する意味がなくなってしまいます。

自社に合ったRPAツールは？

RPAと一言でいっても、さまざまなサービスが存在します。その中から、自社に合ったツールを選ばなければなりません。大きな分類でいえば、汎用型か特化型か、サーバー型かデスクトップ型かなどをある程度想定して議論する必要があるでしょう。

汎用型は自由度が高い一方で手間がかかる、特化型は便利な機能があるけれども自由度がないといった特徴があります。また、サーバー型は、多くの人が触れるメリットがある一方でコストがかかる、デスクトップ型は部門や個人での小規模導入が容易なかわりにマシンが限られるといった特徴があるので、目的にあわせて選ぶようにしましょう。

RPAの導入方法

定型作業を自動化できるRPAであるものの、導入するためには適切なプロセスに沿って検討をする必要があります。ここで、5つのプロセスに沿って紹介します。

1) RPAを導入したい業務を洗い出す
2) RPAツールを決める
3) RPAツールを仮導入し、自社の業務との相性をチェックする
4) 本格的に導入する
5) 効果検証と見直しをする

RPAを導入したい業務を洗い出す

まずは、導入する部門において、業務の洗い出しを行います。その中から、入力作業や事務作業などの、人の判断が必要ない業務を選別して、RPAの導入ができそうかどうかを検討しましょう。特に、定期的に発生する定型業務であれば、RPAを導入することで、高い効果が期待できます。
洗い出しの段階においては、導入効果や採算などはひとまず置いておきましょう。RPAの導入をしたいと思う業務を並べていくことが重要です。

RPAツールを決める

次はRPAの選定です。ここまでご紹介してきたように、RPAといってもさまざまな種類があります。それらの中から、前段階で洗い出した業務を自動化できそうなRPAの候補をいくつか絞り込みます。

洗い出した業務すべてに対応できるものから、特定の業務にだけ対応可能なものがあります。最終決定の材料とするために、自社の導入目的と合致しているRPAを選んでいきましょう。

RPAツールを仮導入し、自社の業務との相性をチェックする

RPAの導入において、非常に多いトラブルが、自社の業務と相性がいいと思って導入したにもかかわらず、思うようにロボットが動かないことです。

トータルで見るとバランスがいいように感じても、自動化による作業プロセスの中で、どうしても自動化できずに止まってしまうことは少なくありません。本格的に導入をする前に、仮導入をして自社の業務で本当に自動化できるのかを確認するようにしましょう。

本格的に導入するRPAツールを決める

仮導入したRPAツールの中で、正常に動作したものの中から本格的に導入するツールを決定します。

仮導入中の運用によって、実際にどれくらいの業務効率化が実現できるのかをある程度見積もっておく必要があります。生産性の向上に加えて、導入コストと運用コストに見合った採算性であるかも含めて、導入するRPAツール検討しましょう。

また、仮導入によってトラブルがあった場合でも、ベンダーのカスタマイズによって改善できるものもあります。サポートへ相談してみましょう。

効果検証と見直しをする

実際に導入した後は、導入して終わりではなく、一定期間で効果検証をしましょう。

検証方法としては、具体的に数値化できるもので検証するのが良いでしょう。RPAにおける総コストやデータ処理量、エラーの発生件数、部内での残業時間の推移などを検証していくことで、効果があったのかどうかを確認することができます。そのうえで、問題がある場合は改善をしていくことで、RPAの自動化による恩恵を最大限に生かすことができるでしょう。

RPA導入事例

ここでは、実際にRPAツールを導入した企業の導入前の課題や活用事例、そして実際の導入効果などについて、詳しく見ていきましょう。

商社の導入事例

企業によっては、非常に取扱商品が多くなる業種です。そのため、定型的な業務も増えやすくなる傾向にあります。

■導入前の課題

ある商社では、人手で処理する必要のある定型作業が非常に多く、入力ミスの多発や確認作業などがネックとなっていました。また、取引先と連携しているシステムが使い辛く、担当者も精神的に負担を覚えていました。

■RPA活用事例

従業員のだれもが使いやすいシステムと、コストパフォーマンスの良いサービスという条件でRPAを選定しました。シナリオ作成を行い、簡易なシステム指示を用意することで作業を自動化し、従業員の負担の軽減を狙っています。

■導入効果

RPAの導入により、入力作業にかかるコストが大幅に削減されました。年間130時間もの時間を要していたものがわずか30時間になり、作業効率だけではなく、コスト削減をも実現しました。

※参考：NTTデータ公式サイト

鉄鋼業界の導入事例

特に多くの製造所を持つ企業では、各製造所内での作業をいかに効率的に進めていくか、課題を抱えていることも多いです。

■導入前の課題

ある鉄鋼会社では、会社全体の取り組みとして「ワークスタイルを変革すること」が掲げられていました。そこで、製造所の一つでは、業務を効率化させるために具体的に何ができるか検討しており、事務作業時間を減らすことが重要と感じていました。

■RPA活用事例

製造所内で、RPA化したい業務を各部署から募集し、生産計画業務やデータ整理などにRPAを導入しました。所有者不明のロボットが増えないよう、シナリオの作成・管理は各部署の担当に委託するのではなく、企画室にてすべて行うようにしました。

■導入効果

今まで人が行っていた入力作業などをRPAに任せることにより、製品の解析や改善に時間を割けるようになりました。具体的には、1ヶ月あたり約283時間の作業時間の削減に成功しました。

※参考：NTTデータ公式サイト

RPAツール5選

最後に、インターネット上で特に注目されている、RPAツールの中から上位5つご紹介します。これから、自社でRPAツールの導入検討を行う際の、RPAツール選別の判断材料のひとつとして活用してください。

システム名	特徴
WinActor	・日本で開発されたソフトウェアで、日本語で運用サポートが受けられる・Windowsのソフトウェアに幅広く対応
BizRobo!	・RPAテクノロジーズ社が開発・400社以上の国内企業が導入
Blue Prism	・イギリスのBluePrism社が開発・セキュリティ対策が万全
UiPath	・UiPath社が提供・サーバー型・クライアント型両方に対応

まとめ

RPAを導入するためには、本記事で紹介したステップや、注意点を参考にして、自社に合ったツールの導入を進めていきましょう。まずは一度試験的に導入してみたいという場合は、低コストでスモールスタートのできる「WinActor」を検討することもおすすめです。

「WinActor」の正規代理店であるマンパワーグループは、RPA導入サービスを提供しています。業務の選定や見積もり、RPAシステムの構築のほか、導入後の運用サポートなど、さまざまなサービスに対応しております。興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。