RPAとは

AIとの違いから活用事例まで詳しく解説

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最近、業務の一部を自動化できるツールとしてRPAを導入する企業が増えています。RPAはプログラミングなどの専門的な知識がなくても利用できるツールです。データ入力などの単純作業を自動化できるので、業務の効率化のために導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか。  
本記事では、RPAとは何か、RPAとAI・Excelマクロとの違い、ビジネスシーンにおける実際の導入事例などをすべて解説します。RPAについて理解し、導入を検討する際にぜひ参考にしてみてください。

RPAとは

RPA」とは、Robotic Process Automationを略したもので、従来人間が行っていた単純作業を自動で行えるようにシステム化したものを指します。覚えた業務を自動で行ってくれるロボットともいえます。人間とは異なり、24時間365日休まずに作業を続けることが可能なため、業務の効率化をはかれます。
 
単純作業はRPAにまかせ、必要な業務に十分な時間を使うことができ、残業なども減らせます。「働き方改革」「労働力の減少」などの問題に対処できるシステムです。

RPAとAIの違い

AIは、人工知能とも呼ばれ、自らが学習する機能を持つ自律的な存在として認知されています。そのテクノロジーを利便性の高いツールとして、さまざまな場面で利用できます。データベースに蓄積された情報を生かして、その都度、システムが自律的に考え、判断することが可能です。ただし、導入するとなると、自社だけで開発や運用するのは難しいため、大きなコストがかかります。
 
一方で、RPAは、人間がPCなどのデスクトップ上で実施するさまざまな作業を、一連のルールに準じて自動的に再現します。ルール自体は人間が判断しながら設定するためカスタマイズしやすいので、業務フローの変更など、柔軟に対処することも可能です。
 
導入コストはAIより低く抑えることができ、導入による工数削減効果も大きいため、コストパフォーマンスの面で非常に優秀といえます。

RPAとAIのどちらの活用が適切なのか

自社の独自ノウハウを活用してAIシステムを作り上げる場合、そのノウハウが外部に漏れないよう、自社のインフラでAIを作り上げるという選択が必要です。
 
なぜなら、AIサービスの一部は、ユーザーがAIサービスを使用することで精度を高めていくため、利用する場合、ユーザーが入力する個人情報をサービス提供業者も利用できる規約になっていることが多いからです。
一方でRPAは、人がPC上でルールを設定し、実行を判断するものです。個人情報や情報セキュリティ管理の観点から考えた場合、RPAを活用した方がよい場合もあります。

RPAとExcelマクロの違い

Excelマクロは、当然ですがマイクロソフトのExcel上でのみ実施することができます。一連の作業を覚えさせておき、同じ作業が必要になった時に、マクロの実行のみで自動で完了するので、効率化をはかれます。また、複雑なVBAプログラミングの知識があれば、より業務に沿った形で導入でき、高度な作業をマクロで実施することも可能です。
 
この場合、知識を持った特定の担当者しか理解していないという事がないよう、情報共有しておくことが必要です。
 
他方でRPAはプログラミングなしで実施できるケースが多いので、専門的なプログラミング知識を持った従業員がいなくても運用することができます。
 
また、RPAはマイクロソフト製品以外にも対応可能なので活用範囲がひろく、細やかなニーズにあわせて導入できます。

RPAの活用事例

ここでは実際に、RPAのシステムを導入して、作業時間の短縮や業務効率の向上といった成果をあげている業界・企業の具体的な事例を紹介します。

製造販売業における導入例

人手不足のため、人事異動による欠員補充ができず困っていましたが、新しく人を採用する代わりにRPAを導入することで、業務の継続ができました。既製品は基幹システムへの直接入力が可能でしたが、オーダーメイド製品については、異動した従業員が基幹システムに手入力していました。データ量は1日に250~300点あり、その処理に約5時間かかっていました。  
1日3~4時間分の作業をRPAに代替して行わせることで、人事異動後に新たに人を採用せずとも業務を滞りなく継続することを可能にしただけでなく、業務の効率化をはかることもできました。
 
参考:
NTTデータ公式サイト

酒類・飲料メーカにおける導入例

営業支援部門では、7つの小売業企業から提供されるPOSデータを管理する業務が毎日発生します。商品は20カテゴリーあり、すべてをダウンロードすることは時間的に無理な作業でした。RPAの導入で、小売企業のWebサイトから自動的にPOSデータをダウンロードできるようになりました。  
7企業分、20カテゴリーのデータを毎日すべて自動でダウンロードされ、細かい分析・提案もできるようになりました。担当者は繰り返しの作業から解放され、年間約5,700時間分の作業の自動化と、約1,100万円の事務コスト削減に成功しました。
 
参考:
内田洋行

AIの活用事例

ここでは、実際にAIを導入して、業務の効率化や、顧客満足度の向上といった成果を出している業界・企業の実際の導入事例を紹介します。

通信業界における導入例

新卒採用に関連する合否判定の業務に膨大な労働力を費やしていました。そのため、2017年から新卒採用の第一次選考に用いるエントリーシートの評価をする業務にAIを導入しました。  
AIの自然言語処理機能を用いて、入社希望者から送られてくる膨大なエントリーシートの内容を通じて合否の判定を行っています。これまでの過去数年分の合格・不合格のエントリーシートを読み込ませ、くりかえし学習をさせています。これにより適切な合否が出せるようになりました。
 
念のため、不合格となったエントリーシートは人事担当者が確認していますが、全体の作業時間の75%削減に成功しています。
 
参考:
ソフトバンク

保険業界における導入例

顧客接点の場としてのコールセンターにAIを導入しました。年間100万本以上の電話による問い合わせがあり、質問内容も多岐にわたり対応が大変でした。オペレーターはいったん電話を保留にし、FAQにて回答を検索し回答していますが、オペレーターの経験度によっては、長い時間顧客を待たせてしまうこともありました。  
導入したAIには、音声認識技術とディープラーニング機能が備わっており、電話を受けると、すぐさま会話の内容をテキスト化し、オペレーターのパソコンの画面に表示されます。それと同時に、会話内容からキーワードを見つけ出し、AIが最適だと判断したFAQを画面上に表示してくれます。
 
これにより、電話の保留時間を1割削減し、顧客を待たせる時間を減らすことに成功しました。
 
参考:
アットプレス

まとめ

働き方改革が推進される中、あらゆる業種でRPAの導入が進んでいます。導入後、業務効率が向上することで、長時間労働による離職率の軽減や、ルーチンワークのミスの減少により顧客満足度の上昇にも繋がります。
 
とはいえ、導入に際しては、自社のどの業務でRPAが生かせるのか、導入したあと有効に運用できるのか、心配だという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
 
マンパワーグループでは、RPA導入サービスを提供しています。対象業務の選定・お見積もりから、RPAシステムの構築、運用のサポートまで承ります。ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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