RPAとは

AIとの違いから活用事例まで詳しく解説

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最近、業務の一部を自動化できるツールとしてRPAを導入する企業が増えています。RPAはプログラミングなどの専門的な知識がなくても利用できるツールです。データ入力などの単純作業を自動化できるので、業務の効率化のために導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか。  
本記事では、RPAとは何か、RPAとAI・Excelマクロとの違い、ビジネスシーンにおける実際の導入事例などをすべて解説します。RPAについて理解し、導入を検討する際に役立ててください。

RPAとは

RPA」とは、Robotic Process Automationを略したもので、従来人間が行っていた単純作業を自動で行えるようにシステム化したものを指します。覚えた業務を自動で行ってくれるロボットともいえます。人間とは異なり、24時間365日休まずに作業を続けることが可能なため、業務の効率化をはかれます。
 
単純作業はRPAにまかせ、必要な業務に十分な時間を使うことができ、残業なども減らせます。「働き方改革」「労働力の減少」などの問題に対処できるシステムです。

RPAとAIの違い

AIは、人工知能とも呼ばれ、自らが学習する機能を持つ自律的な存在として認知されています。そのテクノロジーを利便性の高いツールとして、さまざまな場面で利用できます。データベースに蓄積された情報を生かして、その都度、システムが自律的に考え、判断することが可能です。ただし、導入するとなると、自社だけで開発や運用するのは難しいため、大きなコストがかかります。
 
一方で、RPAは、人間がPCなどのデスクトップ上で実施するさまざまな作業を、一連のルールに準じて自動的に再現します。ルール自体は人間が判断しながら設定するためカスタマイズしやすいので、業務フローの変更など、柔軟に対処することも可能です。
 
導入コストはAIより低く抑えることができますが、導入による工数削減効果は大きいため、コストパフォーマンスの面で非常に優秀といえます。

RPAとAIのどちらの活用が適切なのか

自社におけるノウハウを活用してAIシステムを作り上げる場合、そのノウハウが外部に漏れないよう、自社のインフラでAIを作り上げるという選択が必要です。
 
一部のAIサービスは精度のブラッシュアップのために、ユーザーがAIサービスを使わなければなりません。その際、入力する個人情報を、サービス提供業者も利用できる権限を持たせているケースが多く、リスクもあります。
 
一方でRPAは、ユーザーがクラウドサービスを利用しているかどうか、などの問題点をあまり気にせずにサービスを活用できます。
 
AIシステムの場合は、ユーザー自らがセキュリティを意識して個人情報を管理しながら利用する必要があるため、個人情報や情報セキュリティ管理の観点から考えた場合、RPAを活用する方が簡単です。

RPAとExcelマクロの違い

Excelマクロは、当然ですがマイクロソフトのExcel上でのみ実施することができます。一連の作業を覚えさせておき、同じ作業が必要になった時に、マクロの実行のみで自動で完了するので、効率化をはかれます。また、複雑なVBAプログラミングの知識があれば、より業務に沿った形で導入でき、高度な作業をマクロで実施することも可能です。
 
この場合、知識を持った特定の担当者しか理解していないという事がないよう、情報共有しておくことが必要です。
 
他方でRPAはプログラミングなしで実施できるケースが多いので、専門的なプログラミング知識を持った従業員がいなくても運用することができます。
 
また、RPAはマイクロソフト製品以外にも対応可能なので活用範囲がひろく、細やかなニーズにあわせて導入できます。

RPAとExcelマクロの違い

ここでは実際に、RPAのシステムを導入して、作業時間の短縮や業務効率の向上といった成果をあげている業界・企業の具体的な事例を紹介します。

製造販売業における導入例

事務作業にかかる時間を短縮し、人間にしかできない柔軟な対応が必要となる作業により労力を使いたいという課題がありました。 RPAを、請求書などのデータ入力など単純な業務を遂行する「従業員」として、正式な入社式を行い配属しました。名前をつけ、事務作業を専門とした一人の従業員として、日頃から業務を行い、他の社員からも親しまれています。
 
導入後は、1案件ごとに数分要していた業務が約20秒に短縮されたうえに、単純なミスもなくなりました。事務処理をRPAに任せた分、「人間にしかできない」業務に対して十分な労力を投入できるようになっています。

酒類・飲料メーカにおける導入例

膨大に手間のかかる作業を軽減し、担当者の負担を減らしたいという課題がありました。  
以前より事務作業が非常に多く、業務効率が低いという問題を抱えながらも、ITシステム導入はコストの面で折り合いませんでした。そこで、一定の時間ごとに単純作業の処理を行う業務に関してRPAを導入し、自動化を実施することができました。
 
20項目に及ぶ事務作業において、1年を通して約8,000時間という作業時間削減を達成しました。これは1日8時間労働と考えた場合、約1,000日分です。業務効率が高まり、事務処理を担当していた従業員が、より重要な「人間にしかできない」業務に時間を費やせるようになりました。

AIの活用事例

ここでは、実際にAIを導入して、業務の効率化や、顧客満足度の向上といった成果を出している業界・企業の実際の導入事例を紹介します。

通信業界における導入例

新卒採用に関連する合否判定の業務に膨大な労働力を費やしていました。そのため、2017年から新卒採用の第一次選考に用いるエントリーシートの評価をする業務にAIを導入しました。  
AIの自然言語処理機能を用いて、入社希望者から送られてくる膨大なエントリーシートの内容を通じて合否の判定を行っています。これまでの過去数年分の合格・不合格のエントリーシートを読み込ませ、くりかえし学習をさせています。これにより適切な合否が出せるようになりました。
 
念のため、不合格となったエントリーシートは人間の目でも確認していますが、全体の作業時間として、従来の4分の1の削減に成功しています。

保険業界における導入例

長年に渡って不動の人気を誇っているハワイ旅行のさらなる拡販をするために、AIを導入した専用チャットのポットサイトを開設しています。 自動言語処理機能で実装したAIサービスに、キャラクターを設定し親しみをもてるようにしました。
 
旅行情報を探しているユーザーからのさまざまな質問に対して、繰り返し機械学習して蓄積した情報を適切に生かした返答をキャラクターが行い、自然で的確なコミュニケーションを行うに成功しています。
 
また、性格分析機能によって、SNS(ソーシャルネットワークシステム)などの投稿内容から性格や好みを分析し、該当するユーザーに旅行スポットを紹介することも行っています。

まとめ

働き方改革が推進される中、あらゆる業種でRPAの導入が進んでいます。導入後、業務効率が向上し、離職率の軽減や顧客満足度の上昇にも繋がっています。とはいえ、導入に際しては、自社のどの業務でRPAが生かせるのか、導入したあと有効に運用できるのか、心配だという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
 
マンパワーグループでは、RPA導入サービスを提供しています。対象業務の選定・お見積もりから、RPAシステムの構築、運用のサポートまで承ります。ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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